Внутренние коммуникации в организации

Внутренние коммуникации в организации: цель, задачи и содержание

В специальной литературе идея о том, что «связи с общественностью начинаются с дома», становится всё более очевидной. Внутренние коммуникации в организации – это важнейшая область связей с общественностью. Они заключаются в процессе двусторонней связи между структурами управления организации и членами этой организации.

В зависимости от стратегических целей организации, внутренние коммуникации в организации могутиметь большой вес в деятельности по связям с общественностью. Через неё проявляется роль силового мультипликатора этой деятельности.

Хорошо спланированная и проведённая внутренняя коммуникационная деятельность улучшает эффективность организации:

  • повышает моральный дух персонала;
  • стимулирует его чувство принадлежности к соответствующей группе;
  • повышает эффективность проводимых мероприятий;
  • способствует выполнению поставленных задач.
Содержание
  1. Внутренние коммуникации в организации и их особенности
  2. Внутренние коммуникации в организации и управление ими
  3. Поддержка руководства организации
  4. Вертикальные и горизонтальные коммуникации в организации. Обратная связь
  5. Первоочередное информирование членов организации о её деятельности
  6. Принцип правды в коммуникационной деятельности организации
  7. Атмосфера доверия в коммуникации
  8. Планирование, моделирование и системность организации
  9. Порядок очерёдности проблем организации
  10. Внутренние коммуникации в организации: критерии оценки эффективности системы внутренних коммуникаций
  11. Внутренние коммуникации в организацииТипы сообщений внутренней коммуникации
  12. Этапы моделирования сообщений
  13. Внутренние коммуникации в организации и их каналы распространения
  14. Эффективные каналы коммуникации с местным сообществом
  15. Управление общественными проблемами в местных сообществах
  16. Деятельность специалиста по связям с общественностью
  17. Этапы построения отношений с местными сообществами
  18. Координация коммуникации с местными сообществами

Внутренние коммуникации в организации и их особенности

Роль силового мультипликатора внутренней коммуникации особенно проявляется в те моменты, когда персонал получает выгоду от свободного потока информации. Эта информация не должна подвергаться цензуре или пропаганде (о предпринятых действиях, правах, обязанностях и будущих действиях).

Члены организации имеют право пользоваться реальной информацией о её деятельности. Это только повышает их уверенность в структурах, к которым они принадлежат, значительно повышает их производительный и творческий потенциал.

В то же время, внутренняя коммуникация подчёркивает потенциал множителя силы. Поток информации должен перетекать не только от вершины к основанию иерархической пирамиды, но и снизу-вверх, а также из разных горизонтальных иерархических уровней.

Как и вся деятельность по связям с общественностью, внутренняя коммуникация является обязанностью руководителей организации. Они её осуществляют через структуры или специалистов по связям с общественностью. Со своей стороны, структуры или специалисты по связям с общественностью не действуют независимо, а координируют свою деятельность совместно с другими структурами. Эти структуры владеют информацией, представляющей общий интерес для членов организации.

Чтобы внутренняя коммуникационная деятельность в организации достигла своей цели, необходимо учитывать ряд особенностей внутренней коммуникации.

Внутренние коммуникации в организации и управление ими

Внутренняя коммуникация является фундаментальным компонентом управления. Эффективное управление сильно зависит от способности создавать бизнес-климат в соответствии с требованиями организации и её членов.

Поддержка руководства организации

Во внутренней коммуникационной деятельности поддержка руководства очень важна. Важнейшим компонентом общения является поток информации по вертикали. Для того, чтобы придать доверие к внутреннему общению, рекомендуется обратиться к руководству с просьбой непосредственно провести внутреннее общение.

Вертикальные и горизонтальные коммуникации в организации. Обратная связь

Разнонаправленное общение предпочтительнее в большинстве ситуаций. В организациях существует потребность в вертикальной коммуникации. Но очень важной является горизонтальная коммуникация между структурами, которые находятся на одном уровне иерархии и участвуют в общих действиях. Также не следует пренебрегать необходимостью получения обратной связи в каждом из этих информационных потоков.

Внутренние коммуникации в организации

Первоочередное информирование членов организации о её деятельности

Внутренняя общественность должна иметь приоритет в поиске новостей о своей структуре.

Во-первых, информируя первых, члены организации могут, в свою очередь, информировать общественность за её пределами, становясь положительными множителями имиджа в свою пользу.

Во-вторых, на моральный дух членов организации негативно влияют, когда они узнают из прессы или других внешних источников новости о них самих. Члены организации имеют право знать самую актуальную информацию о самих себе непосредственно из первоисточника.

Принцип правды в коммуникационной деятельности организации

Правда не является причиной для страха и должна быть сказана немедленно. Даже если есть неприятные ситуации, правда должна быть представлена как можно быстрее. Её задержка и сокрытие только подрывают доверие к организации.

Если неприятная информация не будет официально распространена из сферы управления, то она будет неофициальной, усечённой, неполной и предвзятой. Это сильно повлияет на имидж организации в глазах её собственных членов.

Атмосфера доверия в коммуникации

Внутренняя коммуникация должна способствовать созданию атмосферы доверия. Это достигается только благодаря открытости, честности, оперативности в информировании внутренней общественности. Большую роль играет забота, выраженная в отношении требований организации и её членов.

Планирование, моделирование и системность организации

Внутренняя коммуникация даёт хорошие результаты, когда она запланирована и систематична. Существование внутренней коммуникационной стратегии внутри организации даёт гораздо лучшие результаты. В эту стратегию входят следующие вопросы:

  • цели, которые должны быть достигнуты;
  • моделирование сообщений в соответствии с целевой аудиторией;
  • дифференциация персонала организации, учитывая его состав в различных категориях целевой аудитории.

Это гораздо надёжней и устойчивей, чем деятельность «после вдохновения».

Порядок очерёдности проблем организации

Подготовка внутренней коммуникации должна начинаться с установления порядка очерёдности проблем. Прежде всего, должны быть определены проблемы, которые необходимо решить. Затем будут определены действительно приоритетные вопросы, которые представляют особый интерес для членов организации.

Внутренние коммуникации в организации: критерии оценки эффективности системы внутренних коммуникаций

Программы внутренней коммуникации должны периодически оцениваться. Оценка показывает, были ли (и в какой степени) предложенные цели достигнуты. Это также позволяет проводить корректировки там, где это необходимо.

Внутренние коммуникации в организацииТипы сообщений внутренней коммуникации

Чтобы достичь цели, во внутренней коммуникации используется несколько типов сообщений. В специализированной литературе считается, что существует четыре основных типа сообщений, которые интересуют членов организации:

  • сообщения, касающиеся роли организации;
  • сведения о роли её членов;
  • информация о деятельности организации;
  • новости о текущих событиях.

Во внутренней коммуникации в организации очень важно моделирование сообщений в соответствии с целевой аудиторией, для которой они предназначены. Предоставление неуместных сообщений аудиторам, которые не заинтересованы в них, во многих случаях может быть более разрушительным, чем отсутствие какой-либо информации.

Этапы моделирования сообщений

Моделирование сообщений в соответствии с целевой аудиторией включает в себя несколько этапов, а именно:

  • выбор целевой аудитории, для которой должно быть создано и распространено сообщение;
  • разработка сообщения, соответствующего интересам и специфике выбранной целевой аудитории;
  • выбор соответствующего канала связи и определение степени приёма сообщения.

Внутренние коммуникации в организации должны осуществляться с различными категориями целевой аудитории. У каждой категории сотрудников организации разные ожидания, уровни понимания, обязанности и задачи.

Чтобы коммуникационная деятельность имела желаемый успех и проявлялась в качестве множителя силы, внутренняя публика должна быть сгруппирована в отдельные категории (в зависимости от конкретной проблемы, являющейся объектом коммуникации).

Как правило, следует помнить, что моделирование сообщений должно основываться на элементах убеждения:

  • иллюстрация с фактами;
  • реальные цифры;
  • правдивые и проверяемые данные и др.

Внутренние коммуникации в организации и их каналы распространения

Внутреннее общение может осуществляться по разным каналам, которые в систематическом видении могут быть сгруппированы в четыре широкие категории:

  • письменные каналы;
  • электронные каналы;
  • устное общение;
  • не циркулирующие визуальные каналы.

Каждый из этих каналов связи имеет определённые преимущества и недостатки. Их необходимо учитывать при планировании средств, с помощью которых будет осуществляться внутренняя связь.

Эффективные каналы коммуникации с местным сообществом

Любая организация проявляет себя в географической области, в которой она не может функционировать в одиночку. Все организации находятся во взаимодействии с другими правительственными или неправительственными организациями:

  • экономическими организациями;
  • официальными и неофициальными структурами власти;
  • лидерами общественного мнения;
  • простыми гражданами и т. д.

Эти организации зависят друг от друга. Вся эта социальная структура вне организации известна в области общественных отношений под названием местное сообщество.

Мероприятия, предназначенные для организации и проведения местных сообществ, обычно адресованы небольшой аудитории, расположенной в зоне действия организации. Их цель – завоевать добрую волю и сочувствие этой публики через прямые отношения (главным образом со средствами массовой информации).

Успех взаимоотношений с местными сообществами приводит к созданию имиджа организации как «хорошего соседа», «добропорядочного гражданина» соответствующих сообществ. Это может способствовать их коллективным усилиям.

Управление общественными проблемами в местных сообществах

Управление общественными проблемами заключается в вовлечении организации в ряд областей, представляющих интерес для сообществ, а также в разработке и проведении конкретных действий.

Чтобы организовать и развивать отношения с местными сообществами, специалист по связям с общественностью должен знать:

  • соответствующие сообщества;
  • их конкретные способы проявления;
  • структуры власти соответствующих сообществ и др.

Обычно местные сообщества включают несколько категорий общественности, которые структурированы на основе общих интересов, взглядов, склонностей (политических, экономических, культурных, религиозных, этнических и т. д.).

Часто на отношение этих категорий общественности влияют определённые лидеры мнений в виде местных чиновников, профсоюзных или религиозных лидеров, издателей прессы, политических аналитиков и т. д.

Все эти категории общественности, которые формируют местные сообщества, находятся в постоянном и сложном взаимодействии. Некоторые из них играют важную роль в кристаллизации местного общественного мнения. Поэтому они могут быть названы ключевыми общественными категориями:

  • лица, принимающие решения и влиятельные лица;
  • лидеры общественного мнения;
  • местные чиновники;
  • религиозные лидеры и т. д.

Отношения с местными сообществами являются необходимостью для организации, поскольку они оказывают сильное влияние на её оптимальное функционирование.

В результате отношения с местными сообществами представляют собой ответственность руководства организации и могут быть переданы структуре по связям с общественностью или специалисту.

Деятельность специалиста по связям с общественностью

Связи с общественностью с местными сообществами должны осуществляться систематически, в соответствии с тщательно разработанными планами и иметь следующие цели:

  • создание и развитие позитивного имиджа организации «добропорядочного гражданина», которая принимает на себя социальные обязательства среди целевых групп, существующих на местах и заинтересованных в деятельности соответствующего местного сообщества;
  • максимальное использование этого позитивного восприятия для мотивации персонала организации, развития отношений с различными сотрудниками, получения доброй воли и сочувствия местных общин;
  • поощрение возможностей для сотрудников организации принимать позитивное и активное участие в жизни местных сообществ, а также создание благоприятных возможностей для этой цели;
  • поддержка потребностей местных сообществ путём организации инновационных мероприятий и инициатив, позволяющих воспринимать организацию как центр передового опыта с точки зрения профессиональной деятельности и непосредственного участия в жизни местных сообществ.

При планировании и эффективном осуществлении отношений с местными сообществами структура или специалист по связям с общественностью должны избегать исключительной или чрезмерной занятости лиц в управлении организацией. Успех связей с общественностью с местными сообществами заключается не в том, чтобы вовлекать руководителей в такие отношения, а в том, чтобы привлечь как можно больше людей в организацию.

Программа отношений с местными сообществами может быть реализована только при согласии и сотрудничестве местных лидеров. Следует также подчеркнуть, что ключевыми элементами для достижения эффективных отношений с местными сообществами являются личные контакты и общение. Они способствуют взаимопониманию, симпатии и доверию.

Этапы построения отношений с местными сообществами

Процесс выстраивания отношений с местным сообществом проходит следующие этапы:

  • выявление проблем;
  • исследование;
  • планирование;
  • эффективное внедрение;
  • оценка.

Что касается выявления проблемы, то структура или специалист по связям с общественностью должны определить необходимость вмешательства для улучшения отношений с соответствующим местным сообществом.

Исследование проводится с использованием опросных методов, сбора информации, опроса, наблюдения и т. д. Результаты исследования будут материализованы в тематическом файле или в базе данных, созданной специалистом или структурой связей с общественностью. Она должна содержать следующие элементы:

  • исторические и экономические рамки, характерные для соответствующего местного сообщества;
  • местные органы власти и управления, а также их руководители;
  • местный политический спектр;
  • местные СМИ;
  • религиозные группы и поселения;
  • элементы локальной образовательной сети;
  • общественные организации;
  • значительные локальные проблемы (экономические, политические, культурные, религиозные, демографические, экологические и т. д.);
  • любая другая важная или важная для организации информация о местном сообществе и его членах.

Планирование отношений с местными сообществами предполагает, прежде всего, программу. Посредством этой программы предлагаются:

  • цели, которые должны быть достигнуты;
  • ожидаемые мероприятия;
  • средства их достижения;
  • их классификация по времени;
  • необходимые ресурсы и т. д.

Координация коммуникации с местными сообществами

Координация запланированных мероприятий играет важную роль в отношениях с местными сообществами, осуществляемыми как с персоналом из объединённых сил района операций, так и с внешними организациями, нацеленными на инициирование и проведение мероприятий на местном уровне.

Эффективное достижение отношений с местными сообществами подразумевает выполнение первоначально поставленных целей. На этом этапе процесса коммуникации как структура, так и специалист по связям с общественностью (а также персонал организации) устанавливают прямые контакты с членами других организаций в этом географическом районе (с местными правительственными и неправительственными лидерами).

Оценка проводится специалистом или структурами по связям с общественностью в соответствии с конкретными методами и даёт представление о степени успеха отношений, установленных с местными сообществами. Он проводится непрерывно или периодически и предлагает применение необходимых исправлений для выполнения запланированной программы связей с общественностью.

Предыдущая запись
Международные связи с общественностью в международных отношениях и межкультурном диалоге
Следующая запись
Тесты по социологии с ответами для студентов
Добавить комментарий
Ваш электронный адрес не будет опубликован. Обязательные поля помечены *