Внутренние коммуникации в организации
Социология

Внутренние коммуникации в организации: цель, задачи и содержание. Организация в системе общественных отношений

В специальной литературе идея о том, что «связи с общественностью начинаются с дома», становится всё более очевидной. Внутренние коммуникации в организации – это важнейшая область связей с общественностью. Они заключаются в процессе двусторонней связи между структурами управления организации и членами этой организации.

В зависимости от стратегических целей организации, внутренняя коммуникация может иметь большой вес в деятельности по связям с общественностью. Через неё проявляется роль силового мультипликатора этой деятельности.

Хорошо спланированная и проведённая внутренняя коммуникационная деятельность улучшает эффективность организации:

  • повышает моральный дух персонала;
  • стимулирует его чувство принадлежности к соответствующей группе;
  • повышает эффективность проводимых мероприятий;
  • способствует выполнению поставленных задач.

Особенности внутренних коммуникаций в организации

Роль силового мультипликатора внутренней коммуникации особенно проявляется в те моменты, когда персонал получает выгоду от свободного потока информации. Эта информация не должна подвергаться цензуре или пропаганде (о предпринятых действиях, правах, обязанностях и будущих действиях).

Члены организации имеют право пользоваться реальной информацией о её деятельности. Это только повышает их уверенность в структурах, к которым они принадлежат, значительно повышает их производительный и творческий потенциал.

В то же время, внутренняя коммуникация подчёркивает потенциал множителя силы. Поток информации должен перетекать не только от вершины к основанию иерархической пирамиды, но и снизу-вверх, а также из разных горизонтальных иерархических уровней.

Как и вся деятельность по связям с общественностью, внутренняя коммуникация является обязанностью руководителей организации. Они её осуществляют через структуры или специалистов по связям с общественностью. Со своей стороны, структуры или специалисты по связям с общественностью не действуют независимо, а координируют свою деятельность совместно с другими структурами. Эти структуры владеют информацией, представляющей общий интерес для членов организации.

Чтобы внутренняя коммуникационная деятельность в организации достигла своей цели, необходимо учитывать ряд особенностей внутренней коммуникации.

Управление внутренними коммуникациями

Внутренняя коммуникация является фундаментальным компонентом управления. Эффективное управление сильно зависит от способности создавать бизнес-климат в соответствии с требованиями организации и её членов.

Поддержка руководства организации

Во внутренней коммуникационной деятельности поддержка руководства очень важна. Важнейшим компонентом общения является поток информации по вертикали. Для того, чтобы придать доверие к внутреннему общению, рекомендуется обратиться к руководству с просьбой непосредственно провести внутреннее общение.

Вертикальные и горизонтальные коммуникации в организации. Обратная связь

Разнонаправленное общение предпочтительнее в большинстве ситуаций. В организациях существует потребность в вертикальной коммуникации. Но очень важной является горизонтальная коммуникация между структурами, которые находятся на одном уровне иерархии и участвуют в общих действиях. Также не следует пренебрегать необходимостью получения обратной связи в каждом из этих информационных потоков.

Первоочередное информирование членов организации о её деятельности

Внутренняя общественность должна иметь приоритет в поиске новостей о своей структуре.

Во-первых, информируя первых, члены организации могут, в свою очередь, информировать общественность за её пределами, становясь положительными множителями имиджа в свою пользу.

Во-вторых, на моральный дух членов организации негативно влияют, когда они узнают из прессы или других внешних источников новости о них самих. Члены организации имеют право знать самую актуальную информацию о самих себе непосредственно из первоисточника.

Читай-город

Принцип правды в коммуникационной деятельности организации

Правда не является причиной для страха и должна быть сказана немедленно. Даже если есть неприятные ситуации, правда должна быть представлена как можно быстрее. Её задержка и сокрытие только подрывают доверие к организации.

Если неприятная информация не будет официально распространена из сферы управления, то она будет неофициальной, усечённой, неполной и предвзятой. Это сильно повлияет на имидж организации в глазах её собственных членов.

Атмосфера доверия в коммуникации

Внутренняя коммуникация должна способствовать созданию атмосферы доверия. Это достигается только благодаря открытости, честности, оперативности в информировании внутренней общественности. Большую роль играет забота, выраженная в отношении требований организации и её членов.

Планирование, моделирование и системность организации

Внутренняя коммуникация даёт хорошие результаты, когда она запланирована и систематична. Существование внутренней коммуникационной стратегии внутри организации даёт гораздо лучшие результаты. В эту стратегию входят следующие вопросы:

  • цели, которые должны быть достигнуты;
  • моделирование сообщений в соответствии с целевой аудиторией;
  • дифференциация персонала организации, учитывая его состав в различных категориях целевой аудитории.

Это гораздо надёжней и устойчивей, чем деятельность «после вдохновения».

Порядок очерёдности проблем организации

Подготовка внутренней коммуникации должна начинаться с установления порядка очерёдности проблем. Прежде всего, должны быть определены проблемы, которые необходимо решить. Затем будут определены действительно приоритетные вопросы, которые представляют особый интерес для членов организации.

Критерии оценки эффективности системы внутренних коммуникаций

Программы внутренней коммуникации должны периодически оцениваться. Оценка показывает, были ли (и в какой степени) предложенные цели достигнуты. Это также позволяет проводить корректировки там, где это необходимо.

Типы сообщений внутренней коммуникации

Чтобы достичь цели, во внутренней коммуникации используется несколько типов сообщений. В специализированной литературе считается, что существует четыре основных типа сообщений, которые интересуют членов организации:

  • сообщения, касающиеся роли организации;
  • сведения о роли её членов;
  • информация о деятельности организации;
  • новости о текущих событиях.

Во внутренней коммуникации очень важно моделирование сообщений в соответствии с целевой аудиторией, для которой они предназначены. Предоставление неуместных сообщений аудиторам, которые не заинтересованы в них, во многих случаях может быть более разрушительным, чем отсутствие какой-либо информации.

Этапы моделирования сообщений

Моделирование сообщений в соответствии с целевой аудиторией включает в себя несколько этапов, а именно:

  • выбор целевой аудитории, для которой должно быть создано и распространено сообщение;
  • разработка сообщения, соответствующего интересам и специфике выбранной целевой аудитории;
  • выбор соответствующего канала связи и определение степени приёма сообщения.

Внутренняя коммуникация должна осуществляться с различными категориями целевой аудитории. У каждой категории сотрудников организации разные ожидания, уровни понимания, обязанности и задачи.

Чтобы коммуникационная деятельность имела желаемый успех и проявлялась в качестве множителя силы, внутренняя публика должна быть сгруппирована в отдельные категории (в зависимости от конкретной проблемы, являющейся объектом коммуникации).

Как правило, следует помнить, что моделирование сообщений должно основываться на элементах убеждения:

  • иллюстрация с фактами;
  • реальные цифры;
  • правдивые и проверяемые данные и др.

Каналы внутренней коммуникации в организации

Внутреннее общение может осуществляться по разным каналам, которые в систематическом видении могут быть сгруппированы в четыре широкие категории:

  • письменные каналы;
  • электронные каналы;
  • устное общение;
  • не циркулирующие визуальные каналы.

Каждый из этих каналов связи имеет определённые преимущества и недостатки. Их необходимо учитывать при планировании средств, с помощью которых будет осуществляться внутренняя связь.

Эффективные каналы коммуникации с местным сообществом

Любая организация проявляет себя в географической области, в которой она не может функционировать в одиночку. Все организации находятся во взаимодействии с другими правительственными или неправительственными организациями:

  • экономическими организациями;
  • официальными и неофициальными структурами власти;
  • лидерами общественного мнения;
  • простыми гражданами и т. д.

Эти организации зависят друг от друга. Вся эта социальная структура вне организации известна в области общественных отношений под названием местное сообщество.

Мероприятия, предназначенные для организации и проведения местных сообществ, обычно адресованы небольшой аудитории, расположенной в зоне действия организации. Их цель – завоевать добрую волю и сочувствие этой публики через прямые отношения (главным образом со средствами массовой информации).

Успех взаимоотношений с местными сообществами приводит к созданию имиджа организации как «хорошего соседа», «добропорядочного гражданина» соответствующих сообществ. Это может способствовать их коллективным усилиям.

Управление общественными проблемами в местных сообществах

Управление общественными проблемами заключается в вовлечении организации в ряд областей, представляющих интерес для сообществ, а также в разработке и проведении конкретных действий.

Чтобы организовать и развивать отношения с местными сообществами, специалист по связям с общественностью должен знать:

  • соответствующие сообщества;
  • их конкретные способы проявления;
  • структуры власти соответствующих сообществ и др.

Обычно местные сообщества включают несколько категорий общественности, которые структурированы на основе общих интересов, взглядов, склонностей (политических, экономических, культурных, религиозных, этнических и т. д.).

Часто на отношение этих категорий общественности влияют определённые лидеры мнений в виде местных чиновников, профсоюзных или религиозных лидеров, издателей прессы, политических аналитиков и т. д.

Все эти категории общественности, которые формируют местные сообщества, находятся в постоянном и сложном взаимодействии. Некоторые из них играют важную роль в кристаллизации местного общественного мнения. Поэтому они могут быть названы ключевыми общественными категориями:

  • лица, принимающие решения и влиятельные лица;
  • лидеры общественного мнения;
  • местные чиновники;
  • религиозные лидеры и т. д.

Отношения с местными сообществами являются необходимостью для организации, поскольку они оказывают сильное влияние на её оптимальное функционирование.

В результате отношения с местными сообществами представляют собой ответственность руководства организации и могут быть переданы структуре по связям с общественностью или специалисту.

Деятельность специалиста по связям с общественностью

Связи с общественностью с местными сообществами должны осуществляться систематически, в соответствии с тщательно разработанными планами и иметь следующие цели:

  • создание и развитие позитивного имиджа организации «добропорядочного гражданина», которая принимает на себя социальные обязательства среди целевых групп, существующих на местах и заинтересованных в деятельности соответствующего местного сообщества;
  • максимальное использование этого позитивного восприятия для мотивации персонала организации, развития отношений с различными сотрудниками, получения доброй воли и сочувствия местных общин;
  • поощрение возможностей для сотрудников организации принимать позитивное и активное участие в жизни местных сообществ, а также создание благоприятных возможностей для этой цели;
  • поддержка потребностей местных сообществ путём организации инновационных мероприятий и инициатив, позволяющих воспринимать организацию как центр передового опыта с точки зрения профессиональной деятельности и непосредственного участия в жизни местных сообществ.

При планировании и эффективном осуществлении отношений с местными сообществами структура или специалист по связям с общественностью должны избегать исключительной или чрезмерной занятости лиц в управлении организацией. Успех связей с общественностью с местными сообществами заключается не в том, чтобы вовлекать руководителей в такие отношения, а в том, чтобы привлечь как можно больше людей в организацию.

Программа отношений с местными сообществами может быть реализована только при согласии и сотрудничестве местных лидеров. Следует также подчеркнуть, что ключевыми элементами для достижения эффективных отношений с местными сообществами являются личные контакты и общение. Они способствуют взаимопониманию, симпатии и доверию.

Этапы построения отношений с местными сообществами

Процесс выстраивания отношений с местным сообществом проходит следующие этапы:

  • выявление проблем;
  • исследование;
  • планирование;
  • эффективное внедрение;
  • оценка.

Что касается выявления проблемы, то структура или специалист по связям с общественностью должны определить необходимость вмешательства для улучшения отношений с соответствующим местным сообществом.

Исследование проводится с использованием опросных методов, сбора информации, опроса, наблюдения и т. д. Результаты исследования будут материализованы в тематическом файле или в базе данных, созданной специалистом или структурой связей с общественностью. Она должна содержать следующие элементы:

  • исторические и экономические рамки, характерные для соответствующего местного сообщества;
  • местные органы власти и управления, а также их руководители;
  • местный политический спектр;
  • местные СМИ;
  • религиозные группы и поселения;
  • элементы локальной образовательной сети;
  • общественные организации;
  • значительные локальные проблемы (экономические, политические, культурные, религиозные, демографические, экологические и т. д.);
  • любая другая важная или важная для организации информация о местном сообществе и его членах.

Планирование отношений с местными сообществами предполагает, прежде всего, программу. Посредством этой программы предлагаются:

  • цели, которые должны быть достигнуты;
  • ожидаемые мероприятия;
  • средства их достижения;
  • их классификация по времени;
  • необходимые ресурсы и т. д.

Координация коммуникации с местными сообществами

Координация запланированных мероприятий играет важную роль в отношениях с местными сообществами, осуществляемыми как с персоналом из объединённых сил района операций, так и с внешними организациями, нацеленными на инициирование и проведение мероприятий на местном уровне.

Эффективное достижение отношений с местными сообществами подразумевает выполнение первоначально поставленных целей. На этом этапе процесса коммуникации как структура, так и специалист по связям с общественностью (а также персонал организации) устанавливают прямые контакты с членами других организаций в этом географическом районе (с местными правительственными и неправительственными лидерами).

Оценка проводится специалистом или структурами по связям с общественностью в соответствии с конкретными методами и даёт представление о степени успеха отношений, установленных с местными сообществами. Он проводится непрерывно или периодически и предлагает применение необходимых исправлений для выполнения запланированной программы связей с общественностью.

+1

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *