За последнее десятилетие весь мир стал цифровым, и виртуальный офис – лишь следующий шаг. Благодаря сочетанию ряда факторов больше предприятий, чем когда-либо ранее в истории, работают удалённо.
Удалённая работа предлагает множество преимуществ, таких как сокращение времени в пути на работу и большее удовлетворение сотрудников. Но при этом ваш служебный адрес является вашим собственным домом, а на звонки поступают на ваш мобильный, а не в приёмную.
Виртуальные офисы могут предоставить предприятиям все преимущества наличия реального физического офиса без фактического наличия этого офиса. Вы и ваша команда можете работать удалённо и сократить накладные расходы. При этом вы сохраните профессиональный и устоявшийся имидж для клиентов, поставщиков и инвесторов.
В этом руководстве мы рассмотрим всё, что вам нужно знать о создании виртуального офиса для своего бизнеса:
- что они собой представляют;
- какую они могут принести вам пользу;
- какие услуги они предлагают;
- как их выбрать.
1. Что такое виртуальный офис?
Он больше похож на услугу, чем просто на место. Вы платите за то, чтобы иметь юридический адрес в этом месте, даже если работаете удалённо. Но вы также получаете список бизнес-услуг как часть вашей «арендной платы». Он работает как единый офис с физическим почтовым адресом, но не обязательно находится в одном месте. Вы по-прежнему можете работать в основном из дома или других мест, где есть интернет.
Эта концепция впервые появилась в индустрии представительских люксов после того, как была запущена Ральфом Грегори в 1994 году.
Услуги виртуального офиса могут включать в себя:
- ответы на телефонные звонки;
- доступ в конференц-залы, если вы когда–либо захотите произвести впечатление на клиента;
- видеоконференцсвязь и др.
В частности, услуги видеоконференцсвязи и обмена сообщениями привели к резкому росту популярности виртуальных офисов.
Они привлекают бренды, которым нравится удобство, гибкость и значительно меньшие накладные расходы, связанные с удалённой работой команды:
- здесь нет длительных договоров аренды;
- вам не нужно нанимать дополнительный административный или обслуживающий персонал;
- стоимость аренды виртуального офиса значительно ниже, чем аренда, меблировка и оплата коммунальных услуг в физическом офисе.
Хотя виртуальный офис обычно является менее дорогостоящим вариантом для бизнеса, некоторые услуги (такие как ответы на телефонные звонки и видеоконференции) могут иметь ограниченную доступность в зависимости от офиса и предлагаемых ими тарифных планов.
Поскольку такой формат обеспечивает большую гибкость, это может расширить варианты работы для сотрудников и варианты найма для предприятий.
2. Как устроен виртуальный офис?
Они исключительно просты. Они работают как единое целое, предлагая услуги своим сотрудникам и клиентам. Но они необязательно существуют в одном фиксированном месте.
Вы можете оплатить членский взнос (некоторые компании могут называть это чем-то вроде «виртуальной аренды»). Это значительно ниже, чем при традиционной и коммерческой аренде.
Виртуальные офисы теоретически могут находится где угодно. Но вы захотите выбрать место, по крайней мере, на разумном расстоянии, к которому вы можете получить доступ по мере необходимости. Это происходит по нескольким причинам, в том числе по следующим:
- возможно, вам придется пойти по фактическому, чтобы забрать почту или время от времени проводить встречи;
- вы хотите, чтобы почтовый адрес вашей компании находился в том же районе или городе, где и ваша лицензия (иначе это может усложнить такие вопросы как налогообложение).
3. Какие услуги предоставляет виртуальный офис?
Существует ряд различных услуг, которые могут предоставлять виртуальные офисы. Они сильно различаются в зависимости от:
- фактического виртуального офиса, с которым вы решите работать;
- или от того, какой пакет вы выбираете, если есть несколько вариантов.
Услуги, обычно предлагаемые виртуальными офисами, включают следующее.
Физические офисные помещения по мере необходимости
Хотите провести встречу в шикарном конференц–зале, чтобы поразить инвестора? Или вам нужно небольшое офисное помещение раз в несколько месяцев, чтобы проводить редкие личные встречи с вашей командой или с клиентами? Большинство виртуальных офисов предлагают несколько вариантов физического пространства в пределах своих локаций.
Предложение может включать доступ в:
- конференц-залы, которые вы можете забронировать;
- небольшие офисные помещения, которые вы можете использовать время от времени.
Обязательно проверьте, что именно предлагает ваш виртуальный офис. Подумайте, будет ли это то, что вам нужно, когда вы начнёте расти.
Услуги по приёму и пересылке почты
В большинстве виртуальных офисов есть почтовые службы. Они получат и подпишут сведения о доставке. После этого либо позвонят вам, чтобы забрать вещи, либо перешлют почту прямо вам. Они так же, как правило, могут отправить вам посылки. Поэтому вам не нужно ждать, пока их заберут.
В некоторых даже есть услуги по открытию конвертов и сканированию. В этом случае они отсканируют ваши письма и отправят их вам по электронной почте (чтобы вам не пришлось ждать их получения).
Услуги автоответчика
Службы автоответчика (также известные как «виртуальные регистраторы») помогут вам быть в курсе каждого телефонного звонка, который получает ваша компания. Агенты по обслуживанию клиентов ответят на телефонные звонки. Онибудут следовать свободному сценарию, созданному вашей компанией, чтобы направлять ваши звонки и помогать клиентам.
Как правило, они могут ответить на быстрые вопросы, такие как «где находится почтовый адрес», и записаться на приём. Также они могут переадресовать любые дальнейшие звонки соответствующему члену команды или принять сообщение.
Службы автоответчика помогают вашему бизнесу выглядеть чрезвычайно профессионально. Они позволяют вашей команде не совершать ежедневные телефонные звонки. Это может быть огромным преимуществом, если вы хотите сосредоточиться и повысить свою продуктивность.
Услуги телеконференцсвязи или видеоконференцсвязи
Телеконференцсвязь и видеоконференцсвязь могут быть сложными в зависимости от того, как вы это собираетесь проводить. Всегда лучше иметь профессиональное, качественное и надёжное оборудование в тихой профессиональной среде, в отличие от ужасного качества изображения вашего ноутбука на Zoom (когда ваша собака лает на заднем плане).
Одной из наиболее распространённых услуг, предлагаемых виртуальными офисами, является телеконференцсвязь и видеоконференцсвязь. В большинстве случаев сотрудники такого офиса помогут вам настроить оборудование перед звонками.
Услуги печати и факса
Некоторые виртуальные офисы предлагают услуги печати, факса и ксерокопирования. Иногда у них есть кто-то на месте, кто может справиться с этим, например, администратор. Вы можете быть ограничены количеством копий, которое вы можете распечатать или создать. Но обязательно ознакомьтесь с условиями вашего договора и убедитесь, что он соответствует тому, что вам нужно.
В любом случае возможность иметь мгновенный доступ к высококачественным принтерам, копировальным аппаратам и факсу без необходимости покупать их самостоятельно невероятно удобна.
Фотостудия или услуги
Хотя это требуется немного реже, чем некоторые другие услуги в этом списке, но виртуальные офисы предложат вам места для фотографирования. Некоторые даже нанимают фотографа на день, чтобы сфотографировать клиентов в офисе или сфотографировать ваши товары. Если это не то, что предлагается вам в рамках выбранного пакета услуг, вы всегда можете спросить о возможности пригласить собственного фотографа в помещение для фотографий (если это необходимо).
Виртуальные помощники
Они могут значительно повысить производительность вашего бизнеса и делать всё:
- от проверки вашей электронной почты;
- до выставления счетов клиентам и планирования встреч.
Они часто очень опытны и могут быстро выполнить любые задачи, которые вы им поручаете.
Спросите, к скольким виртуальным помощникам вы получите доступ или сколько часов в неделю вы можете рассчитывать на использование их услуг. Это поможет вам оценить, нужно ли вам нанять собственного помощника.
Виртуальный номер телефона
Виртуальные офисы нередко помогают предприятиям создавать виртуальные телефонные номера или даже включать их в план обслуживания. Обычно к ним можно получить доступ через настольные и мобильные приложения на ваших существующих устройствах. Но это позволяет вам иметь бизнес-направление вместо использования личного номера.
Такие телефонные номера легко получить, и они часто рентабельны. Однако следует иметь в виду, что номера телефонов вашей компании могут быть перенесены на других клиентов, если вам когда-либо придётся покинуть виртуальный офис. Не менять основную телефонную линию вашего предприятия может быть хорошим решением.
Доступ к некоторым облачным инструментам
Некоторые виртуальные офисы позволят своим членам получить доступ к набору облачных инструментов SaaS. Предложение может включать:
- Microsoft Office;
- инструменты управления проектами;
- инструменты обмена файлами;
- средства связи.
Спросите, какой у вас уровень доступа и сколько членов команды вы можете добавить.
4. Виртаульный офис и его преимущества
К наиболее значительным преимуществам приобретения такого предложения можно отнести следующее.
Гибкость
Вы по-прежнему работаете преимущественно или полностью удалённо. Это означает, что никто из вас не ограничен географическим положением. Вы можете нанять лучших людей для работы, где бы они ни находились. Вы также можете придерживаться своего рабочего времени по своему усмотрению и при желании по-прежнему работать из дома в пижаме.
Более низкие затраты, чем аренда обычного офисного помещения
Вы не арендуете офис, достаточно большой, чтобы вместить весь ваш персонал на ежедневной основе. Это означает, что вам также не нужно обставлять офис, беспокоиться о страховке или счетах за коммунальные услуги.
Вы также получаете доступ к некоторым услугам, таким как помощники или администраторы, что намного дешевле, чем нанимать кого-то на полную ставку.
Доступ к дополнительным услугам
Уже упоминалось об этом, но одно огромное преимущество виртуальных офисов – это услуги, которые они предлагают. Наличие секретаря для звонков или сопровождения клиентов на встречи имеет большое значение для того, чтобы помочь вашему бизнесу сэкономить время и выглядеть профессионально. Это чрезвычайно рентабельно.
Профессиональный внешний вид
Стартапы и индивидуальные предприниматели стали более распространёнными, чем когда-либо прежде. В некоторых случаях им также труднее завоевать доверие клиентов. Наличие физического служебного адреса в здании и место, где вы можете встретиться со своими клиентами. Это помогает вселить доверие клиентов к вашему бренду.
Никаких проблем с обслуживанием
Вам не нужно заменять скрипучие стулья или беспокоиться о том, что случится со зданием во время крупного стихийного бедствия. Обслуживание самого здания не является проблемой для вашего бизнеса. Поэтому вы можете просто сосредоточиться на развитии своего бренда.
5. Виртуальный офис и его недостатки
При очевидных преимуществах аренды виртуального офиса, есть некоторые недостатки, которые владельцам бизнеса также необходимо знать. К ним относятся следующие.
Использование офисов требует планирования
Ваше виртуальное офисное пространство автоматически не эквивалентно коворкингу, где вы платите установленную плату и бронируете один стол или даже конференц-зал на несколько месяцев подряд. Если вы хотите провести встречу в офисе, вам может потребоваться заранее её спланировать, чтобы зарезервировать конференц-зал или убедиться, что он доступен.
Это может быть сложно, если одна из самых важных составляющих вашего бизнеса – это место, где можно регулярно встречаться с клиентами.
Доступны ограниченные услуги
Так же, как конференц-залы иногда не всегда доступны, в любой момент времени могут быть ограничены услуги телеконференцсвязи и видеоконференцсвязи. Заблаговременное планирование возможно, но это может стать дополнительной проблемой для быстро развивающегося бизнеса.
Может быть ограниченный доступ
Возможно, ваше членство даёт вам доступ к офису только несколько дней в неделю или в определённые часы. Виртуальные офисы довольно часто предоставляют доступ только в стандартные рабочие часы и в будние дни.
Вы не работаете в одном месте со своей командой
Удалённая работа подходит не для каждой команды (особенно если она работает полный рабочий день). Некоторые команды наиболее эффективны в офисе. Если их рабочие места трудно совместить на виртуальной основе, то это мешает командам лучше узнать друг друга и установить более продуктивные отношения.
6. Часто задаваемые вопросы о виртуальных офисах
1) Где они расположены?
Виртуальные офисы обычно расположены в бизнес-центрах, офисах и коворкинг-центрах. Их можно найти по всей стране.
2) Где я могу использовать свой служебный адрес?
Вы можете использовать свой служебный адрес в любых официальных документах, в том числе:
- счетах-фактурах клиентов;
- контрактах;
- на вашем сайте;
- на визитках;
- в рекламных материалах;
- в налоговых документах.
3) Кто обычно пользуется ими?
Малые предприятия, стартапы и индивидуальные предприниматели являются наиболее частыми потребителями. Они участвуют в виртуальных офисах. Но любой бизнес-профессионал, которому нужен доступ в офис, может воспользоваться предлагаемыми услугами.
Даже наёмные работники, которые находятся полностью удалённо, но нуждаются в дополнительной поддержке бизнеса, могут воспользоваться преимуществами виртуальных офисов. Они могут получить деловой почтовый адрес, рабочее место по мере необходимости и дополнительные услуги.
4) Виртуальный офис и виртуальный помощник: в чём разница?
Это две совершенно разные вещи.
Виртуальные офисы предоставляют физический служебный адрес и такие услуги, как:
- конференц-залы;
- телеконференции;
- получение почты;
- обработку почтовой корреспонденции;
- телефонные звонки.
Виртуальные помощники – это люди или агентства, которые предоставляют определённые административные услуги, такие как запись на приём или управление вводом данных. Они работают по контракту, а не на полной ставке. Виртуальные помощники могут входить в состав вашего пакета офиса.
5) Что искать в виртуальном офисе?
Выбирая подходящий офис, вам нужно искать тот, который предлагает следующее:
- офис легитимен и работает не менее 5 лет, с задокументированными отзывами прошлых клиентов и последовательной поддержкой;
- количество предприятий, зарегистрированных на тот же адрес, который вы будете использовать;
- возможность получить частный номер офиса в дополнение к почтовому адресу (это необходимо для хорошего ранжирования в локальном поиске и оптимизации для SEO);
- виртуальные или живые администраторы, которые могут помочь вам поддерживать клиентов в стандартные рабочие часы;
- конкретные услуги и удобства, которые вам нужны, будь то встреча в офисе, полиграфические услуги или что-то другое. Выбирайте только виртуальный офис, который может удовлетворить все ваши потребности.
6) Могу ли я использовать виртуальный адрес для ООО?
Да, вы можете использовать адрес своего виртуального офиса для ООО.
Также вы можете настроить пересылку почты на домашний адрес из виртуального офиса, если хотите.
Они не подходят для любого бизнеса, но для:
- малого бизнеса;
- фрилансеров;
- предпринимателей;
- растущих брендов.
Они подойдут для тех, кто:
- в основном работают удалённо;
- хотят иметь доступ к офисным помещениям;
- получать и впечатлять традиционными офисными преимуществами.
- Для них это будет отличным вариантом.
Возможность создать профессиональную рабочую среду для себя, своей команды и клиентов без накладных расходов, связанных с коммерческой арендой, может быть огромным преимуществом (особенно если учесть бизнес-услуги, которые обычно предоставляются с виртуальными офисами).
По всей стране доступно множество виртуальных офисов, что даёт брендам множество вариантов на выбор. Если вы обдумали, что вам нужно от этой услуги, то нужно приступать к поиску того, который отвечал бы вашим потребностям, как сейчас, так и через несколько лет.